• Por
  • Esp
Reunião de condomínio virtual: benefícios e passo a passo para realizar 17 de junho de 2020

Reunião de condomínio virtual: benefícios e passo a passo para realizar

Com a aprovação da nova lei 14.010, de 10 de junho de 2020, é possível realizar a reunião de condomínio por meio virtual. Como já falamos em outro post aqui no blog, a Assembleia Virtual é uma realidade em tempos de combate ao coronavírus e esta medida vale, pelo menos, até 30 de outubro, dentro do chamado Regime Jurídico Emergencial e Transitório das Relações Jurídicas de Direito Privado (RJET). 

Neste post, você vai entender os benefícios de realizar uma Reunião de Condomínio ou Assembleia Virtual, esclarecer dúvidas e aprender o passo a passo para utilizar a plataforma gratuita da Kiper para este fim.

Caminho sem volta e benefícios

“A partir do momento que quebrarmos a barreira da assembleia presencial e passarmos  para a virtual, não tem volta. Os condomínios vão passar por uma mudança de comportamento e quando eles virem o benefício, a facilidade e a agilidade que é a Assembleia Virtual, vai ser muito difícil voltar a fazer da forma antiga e que muitas vezes obstrui a boa administração do síndico por falta de quórum”, reflete Dr. Miguel Zaim, presidente da Comissão de Direito Condominial da OAB/MT e também síndico de um condomínio comercial em Cuiabá.

Em um bate-papo com especialistas transmitido online pela Porter, Zaim menciona o exemplo da Convenção Condominial, documento que reúne as regras do condomínio e que em muitos casos é antigo e precisa de participação de ⅔ dos moradores para aprovar a atualização de pontos importantes. Porém, a adesão às reuniões costuma ser, em média, de apenas 15% dos moradores. Com a Assembleia Virtual a tendência é aumentar a participação pela comodidade que gera.

No mesmo webinar, Odirley Rocha, Diretor Comercial da Kiper Tecnologia, tocou em outro ponto importante da novidade: “recebemos o testemunho de uma síndica de um condomínio com 120 apartamentos. Em seis anos nunca havia conseguido fazer uma assembleia com mais de 20 pessoas e agora ela fez uma assembleia virtual com 102 pessoas votando. O ponto mais importante da Assembleia Virtual é tirar um peso das costas do síndico de ir pra votação com a minoria e precisar explicar nos corredores o que foi votado. Tem que fazer todo um discurso, ficar um mês explicando porque foi votado. Agora não tem mais aquela briga, é a maioria que está participando. E outra coisa: imagina eu, no meu apartamento, tomando meu vinho e acompanhando a assembleia online. Isso não tem preço! Não preciso ficar esperando a reunião e na hora da votação eu entro na plataforma e voto. Esse é o grande benefício para a qualidade de vida das pessoas!”, comemora.

Como fazer uma Reunião de Condomínio virtual

A plataforma da Kiper permite aos condomínios realizarem a Assembleia Virtual via Internet através de um computador, tablet ou smartphone. O acesso é gratuito para qualquer condomínio, sendo cliente Porter ou não. A ferramenta permite a votação de pautas online, interação via chat com mensagens de texto entre os participantes e o síndico pode imprimir as conversas e os votos ao final da Assembleia Virtual para depois colher as assinaturas, que ainda precisam ser feitas manualmente para ter validade jurídica.

Plataforma de Assembleia Virtual da Porter

Mas a plataforma é simples de usar? A resposta é “Sim!”. A Assembleia Virtual Porter é baseada em um sistema simplificado, justamente para que pessoas com diferentes níveis de familiaridade com esse tipo de tecnologia possam se adaptar facilmente. Para o síndico, o sistema gera praticidade: basta criar o ambiente para determinada discussão e enviar o link para os moradores. 

Passo-a-passo para utilizar a plataforma

Primeiro, o síndico deve proceder normalmente, convocando a assembleia e garantindo que todos os moradores saibam da reunião e das pautas a serem discutidas. No edital da convocação é preciso constar que a assembleia ocorrerá através da Plataforma Digital da Porter.

Para configurar a reunião, o síndico ou o responsável faz o cadastro na plataforma através deste link. Tenha em mãos o número do CNPJ do condomínio e o CEP do endereço, além de dados básicos. Com o cadastro feito, o acesso ao sistema é liberado:

Tela inicial da plataforma Porter após a realização do cadastro

Após o cadastro, é hora de criar a sala virtual. Escolha o tipo de Assembleia (ordinária ou extraordinária), preencha as pautas a serem abordadas, inclua anexos (se necessário) como documentos, imagens e vídeos, selecione se a pauta vai ter votação ou não. Se houver votação, é possível selecionar as opções de votos disponíveis como “Sim” e “Não”. Você pode incluir pautas e opções de votação a qualquer momento.

Agora você pode convidar os condôminos a participarem da Assembleia. Um link vai ser gerado e aí é só compartilhar via whatsapp, e-mail, SMS ou outro dispositivo. Ao receber, basta o condômino clicar no link para fazer o seu cadastro (através de sua conta no Google, do seu perfil no Facebook ou informando o número do seu celular) e preencher nome, e-mail, telefone e unidade (apartamento/bloco)

Reunião de condomínio virtual: benefícios e passo-a-passo para realizar
Tela para enviar o convite aos condôminos

Após o condômino se cadastrar, o síndico recebe uma notificação na plataforma para aprovar ou recusar seu cadastro. Isso impede que uma pessoa que não seja morador participe da Assembleia, garantindo a segurança das informações e sigilo dos assuntos tratados.

Pelo painel da ferramenta, o síndico pode acompanhar o resultado da votação e os comentários dos participantes:

Reunião de condomínio virtual: benefícios e passo-a-passo para realizar

Após o encerramento, o síndico pode salvar o relatório da votação e o relatório dos comentários. Eles serão baixados para o computador do síndico em arquivo de formato PDF, com os dados de data da Assembleia, horário de abertura e encerramento, nome do condomínio, nome do síndico, descrição e campo para Nome, Unidade, Voto e Assinatura de cada participante. O sistema não deixa esse relatório ser alterado pelo síndico ou qualquer pessoa.

Reunião de condomínio virtual: benefícios e passo-a-passo para realizar
Tela de exemplo do relatório de votação emitido pelo sistema após o encerramento da Assembleia.

Plataforma de Assembleia Virtual Porter: print de tela como exemplo
Tela de exemplo do relatório de comentários emitido pelo sistema após o encerramento da Assembleia.

Finalizada a Assembleia e com os relatórios impressos, é só passar de porta em porta ou pedir para os moradores se dirigirem a um local, como a portaria, para colher as assinaturas.

Dica importante

Pela plataforma é possível enviar apenas mensagens de texto entre os participantes. Uma dica para o síndico é utilizar o chat para apresentar as ideias, detalhar as pautas e responder perguntas e dúvidas dos condôminos. Tudo ficará registrado. 

Não é possível utilizar recursos de áudio ou vídeo. Se achar necessário, utilize uma ferramenta auxiliar, como Google Meet ou Zoom, para vídeo-chamadas. Elas podem ser úteis no caso de reuniões que dependam de apresentações mais complexas.

A Porter, por exemplo, já realizou apresentações sobre a solução de Portaria Remota para condomínios, apresentando aos moradores através de uma vídeo-chamada no Google Meet. Depois eles utilizaram a Plataforma de Assembleia Virtual para eliminar dúvidas e realizaram a votação para aprovação da implantação da solução no condomínio. A aprovação da instalação da primeira Portaria Remota da Porter via Assembleia Virtual ocorreu no Condomínio Singulare, em Aracaju-SE, em 11 de maio de 2020.

Gostou? Então conheça a plataforma de Assembleia Virtual da Kiper clicando aqui.