Comunicação condominial eficaz: como fazer a sua

Entenda métodos e estratégias de comunicação condominial e faça com que seus comunicados internos sejam efetivos e atendam suas expectativas

A gestão de um condomínio envolve um grande volume de informações. Para evitar mal-entendidos, garantir transparência e inspirar confiança nos moradores, é essencial organizar a comunicação condominial. 

O síndico deve enxergar esse processo – e aproveitá-lo – como uma forma de otimizar seu tempo, o que é uma grande vantagem para quem se divide nas diversas funções que envolvem a administração de um condomínio.

Ter processos claros de comunicação no seu condomínio evitará conflitos por desinformação e reduzirá a quantidade de chamadas diretas para esclarecer dúvidas, relatar ocorrências ou solicitar informações.

Comunicação condominial: por que você deve planejar a sua?

Se você fizer uma paralelo entre a gestão do condomínio à de uma empresa, entenderá claramente que a comunicação interna deve ser levada tão a sério quanto em um ambiente profissional.

Quantas vezes você entendeu errado o sentido de uma frase, que gerou um efeito diferente do que deveria, devido a uma pontuação mal colocada ou uma palavra com duplo sentido? Esse é um risco que você, como síndico, não pode correr.

Para piorar, saiba que manifestações por escrito, áudio ou vídeo, mesmo que em aplicativos informais de mensagens, são registros legais e o síndico pode ser responsabilizado pelos efeitos que elas venham a causar. Tome sempre muito cuidado.

Mas, se você não sabe bem por onde começar para ter uma comunicação condominial eficaz, fique tranquilo. Nós preparamos algumas dicas fundamentais. 

Acompanhe a seguir!

Como criar bons canais de comunicação condominial

O primeiro passo para escolher bons canais de comunicação é entender o potencial que essa atividade tem para otimizar o seu dia a dia.  Independente do tempo que leve para planejar sua estratégia de comunicação interna, tire um tempo para isso. Pense que esse prazo será economizado lá na frente.

O próximo passo, então, é conhecer os canais que podem ser utilizados e quais os tipos de conteúdo que funcionarão melhor para cada um deles. 

Você pode se comunicar utilizando canais digitais ou físicos e, a seguir, trouxemos alguns exemplos para ajudá-lo a criar uma estratégia que atenda suas necessidades:

Canais digitais

Aplicativos de mensagem

Esse tipo de comunicação é interessante porque, além de ser um canal direto, é possível criar grupos específicos para a troca de mensagens. 

Para ser prático e assertivo, você pode utilizar os mais populares, que são o Facebook Messenger e o WhatsApp. Os dois são extremamente acessíveis, já que são gratuitos e estão nas palmas das mãos, precisando apenas de um smartphone para utilizá-los. 

Uma sugestão que ajudará você a não inundar seu celular e dos condôminos de notificações desnecessárias, é criar regras para uso dos grupos, evitando memes, discussões sobre temas sem relação com o condomínio, mensagens de bom dia, etc.

Use para: 

• Assuntos urgentes;
• Pedidos de reparos; 
• Avisos sobre interrupção em serviços;
• Lembretes de reuniões ou assembleias;
• Criar grupos de discussão sobre temas específicos. 

Evite discussões e polêmicas quando o canal de comunicação for público. Em casos mais sensíveis, trate de forma privada ou pessoalmente.

Antes de avançarmos para o próximo tópico, nós produzimos um post sobre boas práticas para interagir no grupo do condomínio, que você deveria dar uma olhada também!

Aplicativos para condomínio

Se você busca algo mais específico, saiba que existem plataformas web e aplicativos com foco na comunicação interna em condomínios. 

Elas são ótimas opções e, inclusive, recomendamos utilizá-las para unificar toda a comunicação em um só lugar. Além disso, esse tipo de ferramenta traz funcionalidades mais adequadas e servem exclusivamente para comunicação condominial.

Use para: 

• Organizar, agilizar e centralizar a comunicação com os condôminos e administradoras.

E-mail

Ao contrário das redes sociais e do WhatsApp, que são mídias ágeis, o e-mail tem caráter mais formal e funciona bem para manter o registro das comunicações. 

A dica aqui é que você utilize esse canal de forma complementar aos demais, registrando tudo que for comunicado e evitando que recados sejam perdidos, mesmo aqueles que foram expedidos há muito tempo.

Use para: 

• Oficializar e registrar comunicados;
• Enviar documentos importantes e comunicados formais; 
• Avisar sobre rateio de custos de obras de manutenção e serviços especiais de limpeza; 
• Registrar atas de assembleia.

Informativos

São publicações online que podem ser enviadas por e-mail (newsletter), aplicativos de mensagens ou aplicativos de comunicação interna para condomínios, com periodicidade fixa: semanal, quinzenal ou mensal.

É um meio interessante de divulgação, pois mantém a gestão do síndico transparente e educa os moradores a consumir comunicados com periodicidade. 

Use para: 

• Compartilhar regras de convivência do condomínio; 
• Comunicar ausência/presença de prestadores de serviços;
• Informar novidades daquele período;
• Apresentar moradores ou funcionários;
• Publicar datas comemorativas.

Canais físicos

Se hoje em dia as pessoas conversam muito mais pelos meios digitais por quase não se virem pessoalmente, os condomínios contam com a vantagem de concentrar todos os envolvidos em suas comunicações no mesmo espaço físico.

Por conta disso, existem algumas estratégias próprias do mercado condominial para serem aplicadas. 

Veja algumas delas:

Elevador

Essa é uma área de circulação quase que obrigatória para os moradores nos condomínios verticais. Para viabilizar as comunicações em elevadores, você pode pendurar um pequeno mural ou, de maneira mais moderna, uma TV que vincule os avisos.

Use para: 

• Questões mais urgentes; 
• Recados importantes;
• Regras de convivência;
• Informações que precisam permanecer por um período maior.

Garagem

De forma semelhante ao elevador, as garagens costumam ter uma grande circulação de moradores. 

É totalmente válido que você aproveite essa área de circulação, mas não deixe que ele seja o único espaço de informação quando o assunto for mais abrangente e não envolva somente esse ambiente.

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Use para: 

• Reforçar mensagens que já estão fixadas em outros canais.

Hall de entrada do prédio

É um local de grande circulação de condôminos, porém, por ser um espaço de entradas e saídas, pode ser que alguns moradores apressados não leiam o que estiver ali. 

Por ser um espaço nobre do prédio e que recebe muitos visitantes, é importante que seja uma comunicação atrativa e simpática.

Use para: 

• Dar espaço aos prestadores de serviço fazerem suas comunicações;
• Reforçar regras de funcionamento e convivência.

Áreas de lazer

As áreas de lazer de um condomínio podem variar de acordo com a proposta e tamanho dos empreendimentos e incluir opções como piscinas, espaços gourmet, churrasqueiras, salas de ginástica e muitas outras possibilidades. 

Independente disso, é importante deixar claro para quem quer que acesse esses espaços os comportamentos esperados naquele ambiente e é esse tipo de recado que deve ser priorizado.

Use para: 

• Informar regras de uso dos ambientes compartilhados.

Circular

Esse é um dos meios mais tradicionais de comunicação, mas está longe de ser ultrapassado.

O comunicado circular pode ser uma folha de papel impressa deixada na portaria, na caixa de correio dos moradores ou enviada por baixo da porta de cada residência.

Use para: 

• Notas diversas e avisos;
• Relatórios de gestão; 
• Informativo sobre serviços;
• Orientações sobre situações específicas.

A importância da comunicação interna em condomínios

Embora tenhamos cada vez mais maneiras de nos comunicarmos, ainda assim é bastante difícil conseguir ser assertivo a ponto de atingir a todos com uma comunicação dentro dos condomínios.

Isso porque muitos moradores não são engajados em relação às decisões coletivas que precisam ser tomadas. 

Para se ter uma ideia, em uma pesquisa realizada pelo instituto de pesquisa DataFolha, menos da metade dos condôminos de São Paulo têm o costume de frequentar reuniões de condomínio. 

E, pelo que conseguimos ver na maioria das assembleias condominiais, a situação não é muito diferente em outros locais do país.

De fato, muitas pessoas acreditam que, ao deixar de participar das reuniões de condomínio e evitar falar com outros moradores a respeito das questões coletivas, estão minimizando seu estresse e problemas.

Mas, na verdade, é o oposto. Isso porque é justamente por meio do engajamento dos seus moradores com a comunicação interna que é possível descobrir a melhor forma de resolver a maior parte dos problemas condominiais, além de colaborar para uma vivência cada vez mais colaborativa e produtiva para todos.

Para que você entenda ainda melhor a importância de ter uma boa comunicação interna no seu condomínio, listamos abaixo alguns pontos:

Para evitar conflitos

Uma das formas mais interessantes de promover a comunicação interna no seu condomínio, para minimizar conflitos de interesses, é promover uma assembleia. 

Se você promover uma reunião bem organizada, será uma oportunidade para que todos sejam ouvidos ao expressarem suas opiniões. Você prevenirá conflitos e aumentará as chances dos moradores chegarem na melhor decisão comum relativa aos assuntos debatidos.

Você pode, por exemplo, resolver questões de relacionamento entre vizinhos por meio de uma comissão social, objetivando aproximar os moradores. 

Para melhorar a qualidade e o custo de projetos

Quanto mais os moradores se engajarem e comunicarem-se entre si, melhores e mais fáceis decisões você conseguirá tomar em relação a projetos que atendam a todos. 

Em outras palavras, as ações que forem aprovadas serão as melhores para o coletivo e, além disso, podem ter seus preços reduzidos. 

Isso porque a participação da maior parte dos moradores tende a trazer mais transparência aos processos, facilitando a execução. 

Se no seu condomínio houver um problema no abastecimento de água, por exemplo, será muito mais fácil encontrar uma solução com orçamento acessível com a participação de mais pessoas em uma comissão do que essa decisão estiver nas mãos de um pequeno grupo.

Para divulgar ações de melhoria para a infraestrutura e a vida coletiva

Quando os moradores não estão por dentro do que se passa no condomínio ou das possibilidades disponíveis para melhorá-lo, é normal que haja uma certa resistência à novidades.

Isso porque, muitas vezes, uma nova prática ou sistema para melhoria do condomínio requer um esforço conjunto, que pode ser financeiro ou uma mudança de hábitos, para que gere benefícios. 

Então, se a comunicação interna não é eficiente e os condôminos não estão à par dos benefícios dessa novidade, enxergam apenas os custos que ela irá gerar.

Um exemplo é a adoção de práticas ambientais em condomínios, como economia de água, energia e gás ou a implementação da coleta seletiva.

Quando os moradores não conhecem os benefícios de ações como essas, veem apenas o esforço de ter que tomar banhos mais curtos, diminuir o uso das luzes e ter o trabalho de separar o lixo.

Mas, se você realizar um trabalho de comunicação interna para divulgar vantagens como redução no valor das contas e diminuição de problemas sanitários no prédio, por exemplo, os moradores passarão a entender a situação pelo lado positivo e não apenas como um custo ou uma mudança de hábitos que não vale a pena.

Outro exemplo comum é a adoção de soluções inovadoras, como um sistema de portaria remota. Se seus moradores não conhecerem essa solução, muitos não perceberão os benefícios. Só enxergarão custos ou a perda de certas comodidades, como o contato com o porteiro humano, por exemplo.

Soluções para otimizar a comunicação condominial

Como vimos, a comunicação condominial eficaz é muito importante para pontos como o bom convívio entre moradores, tomar melhores decisões e instituir normas internas. 

Mas, para alcançar esses resultados, a comunicação deve ser regular e organizada. Por isso, é fundamental contar com soluções que facilitem a gestão dos comunicados e das reuniões.

Fora os citados no início do post, esses são alguns exemplos:

O Formulários Google é uma solução que possibilita aplicar pesquisas entre os condôminos e também solicitar feedbacks sobre assuntos de interesse geral, até mesmo antecipando informações para as assembleias, por exemplo.

Já o Google Agenda pode ser uma ferramenta para ajudar a deixar claros os próximos passos e eventos do condomínio. A agenda pode ser compartilhada entre todos os envolvidos, podendo ser consultada tanto de computadores como de smartphones.

Para comunicados, informativos ou ênfase em alguma norma, o mais indicado é usar aplicativos condominiais. No app da Porter, por exemplo, a função mural permite a interação entre as pessoas e o envio de comunicados e recados.

Comunicação condominial: agora é sua vez

Como você viu, existem muitas possibilidades para a realização da comunicação interna do seu condomínio. No início do trabalho, não é necessário que você use todos esses canais sugeridos de uma só vez. É preciso avaliar o que funciona para a realidade de cada local.

Envolva os moradores nesse planejamento. Escolha junto deles quais são os canais mais interessantes e quais informações serão repassadas. 

Faça reuniões periódicas para tratar de pequenos problemas ou para propor novas ações, com uma pauta bem definida e horário de começo e fim, para não se estender além do necessário.

Alie a comunicação condominial com a segurança. É importante que você relembre as regras de convivência sempre que possível, afinal, são elas que garantem a segurança de todos. Mantenha as recomendações à vista. 

Uma boa comunicação condominial é um grande passo para que sua gestão seja mais eficiente. Isso trará transparência e aumentará a participação dos moradores. 

Quanto mais informações importantes estiverem disponíveis, melhor o entendimento dos direitos e deveres de cada um e menos dor de cabeça para você.