O responsável pela gestão condominial deve realizar anualmente a convocação de reunião de condomínio para deliberar assuntos de interesse dos moradores, por exemplo: despesas do condomínio, possíveis reajustes nas taxas e questões relevantes para o bom funcionamento da vida em comunidade.
Ainda assim, no decorrer do ano, o síndico, ou os próprios moradores, podem solicitar a convocação de assembleias extraordinárias para tratar de assuntos de interesse dos condôminos.
Apesar de, normalmente, a convocação da reunião de condomínio partir do síndico, um quarto dos moradores pode convocar uma assembleia. Para isso, basta que eles recolham a quantidade mínima de assinaturas no edital de convocação – a convocação vale para todos, tanto para moradores quanto para o síndico.
| Veja o que estabelece o Código Civil com relação à convocação de reunião de condomínio.
Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
1º Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
2º Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.
Art. 1.355. Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.
Reunimos algumas regras e cuidados para auxiliar o síndico na convocação da reunião do condomínio. Confira:
Convocação de reunião de condomínio: regras e cuidados que o síndico deve seguir
Além de algumas regras, o síndico deve ter alguns cuidados para minimizar conflitos que atrapalham a discussão de interesses do condomínio.
É importante, também, realizar a convocação de reunião de condomínio conforme a convenção – sob pena de invalidação jurídica das decisões tomadas pela coletividade.
Veja abaixo quais medidas adotar para a convocação da reunião de condomínio:
| Elabore um edital de convocação para a reunião de condomínio
O síndico é o responsável por elaborar o edital de convocação para os moradores participarem da assembleia. Esse documento obrigatoriamente deve especificar as pautas da reunião.
Além disso, o edital deve ser exposto em local de ampla circulação no condomínio ou sua distribuição pode ser por notificação para cada unidade.
Aliás, o portal Síndiconet oferece gratuitamente um modelo de edital de convocação que o síndico pode adotar para realizar a convocação de reunião em seu condomínio.
| Conduza adequadamente a reunião
Primeiramente, para o bom funcionamento do evento, é necessário fazer a escolha do presidente da mesa. Escolha alguém respeitado por todos os condôminos e que tenha uma opinião neutra, especialmente sobre assuntos polêmicos.
Dessa maneira, também é importante que o presidente da mesa saiba conduzir a reunião e se posicione caso necessário, evitando conflitos entre os moradores.
| Promova a divulgação da ata de assembleia geral
Por fim, após a reunião de condomínio, o secretário escolhido pelo presidente da assembleia deve redigir a ata. Na ata, as informações devem estar claras e objetivas, respeitando as discussões e a sequência dos acontecimentos. Assim facilita o entendimento dos moradores.
Já o papel de comunicar as decisões definidas em assembleia, para que seja de conhecimento do público, é do síndico. Ele é o responsável pela gestão do condomínio e deve enviar uma cópia da ata para todos os condôminos em até oito dias após a assembleia.
Mas lembre-se que a ata impressa é apenas uma maneira de comunicar os moradores sobre as determinações da reunião. Confira outros meios para promover uma comunicação eficaz em seu condomínio.
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Conclusão
A reunião de condomínio é sem dúvidas um importante momento para que os condôminos possam discutir sobre diversos assuntos relacionados ao condomínio.
Embora normalmente seja o síndico que faz a convocação da reunião de condomínio, moradores podem convocar uma assembleia se conseguirem um quarto de assinaturas no edital de convocação.
O Código Civil também estabelece que a assembleia deve seguir a forma prevista na convenção do condomínio, sob pena da invalidação judicial das decisões tomadas pela coletividade.
Como vimos, outras medidas obrigatórias devem ser adotadas para a convocar uma reunião de condomínio.
A primeira delas é publicar um edital com os assuntos da reunião. Durante a reunião, é necessário escolher um presidente para a mesa.
Por último, é preciso redigir uma ata da reunião e publicá-la em até oito dias após a assembleia. Dessa forma, você irá garantir que todos os condôminos fiquem cientes do que foi discutido, além de assegurar que a reunião seguiu de acordo com o que estabelece a convenção do condomínio.
